Flexible Prozesse dank Einsatz von Publishing-Systemen

Crossmedia – Im Web sind Informationen rasch aktualisiert – doch welcher Weg führt effizient zur idealen Publikation in allen Medien? Die Marketingprozesse zur Erstellung und Verteilung von Inhalten ändern sich mit dem Einsatz von Publikationssystemen. Dabei gilt es, den goldenen Mittelweg zwischen Freiräumen und Regelwerken zu finden und flexibel zu bleiben für Anpassungen an künftige Bedürfnisse.

VON THOMAS ELMIGER*

Prozessdiagramm CMS-Workflow in Contentserv

Prozesse im Multichannel-Publishing-Umfeld müssen auf die Organsation, die beteiligten Stellen und die zu erstellenden Medien abgestimmt sein – und sich darum auch flexibel an neue Anforderungen anpassen lassen.

Werden die gleichen Informationen medienübergreifend genutzt, für Kataloge, Broschüren, Website oder Mobile-App, kann ein Publikationssystem die Effizienz massiv steigern. – Muss aber nicht, oder tut es allenfalls nur vorübergehend, wenn das Konzept zu wenig offen für Anpassungen und Erweiterungen ist.

Faktoren, die für ein Publikationssystem sprechen

Publikationen sollen immer aktueller und zielgerichteter werden; bezüglich Inhalt, Sprache und Umfang die Empfängerbedürfnisse genau treffen. Dies erfordert viele Varianten und Versionen, was mit personalintensiven Prozessen irgendwann nicht mehr machbar ist. Es gibt weitere Indikatoren, die für ein Publikationssystem sprechen:

  • eine grosse Anzahl Produkte/ Artikel/Beiträge
  • mehrere Sprachen
  • ein hoher Aktualisierungsdruck für Publikationen (kurze Time-to-Market)
  • viele involvierte Personen und Abteilungen
  • geografisch verteilte Prozessschritte für Erfassung, Redaktion, Korrekturen, Fotografie, Bildbearbeitung, Freigabe, Publikation, Versionierung, Archivierung

Je höher der Wert dieser Indikatoren ausfällt, umso eher lohnt sich die Investition in ein effizienzsteigerndes System mit Modulen wie PIM (Product Information Management), MAM (Media Asset Management), E-Shop, Layout-Generierung, Redaktionssystem, Web-to-Print-Lösung, Übersetzungsmanagement und allenfalls einer Workflow-Steuerung. Um dem Single-Source-Prinzip gerecht zu werden, sind Daten beispielsweise aus dem ERP zu übernehmen oder vor- und nachgelagerte Partner entlang der Wertschöpfungskette via Schnittstellen anzubinden.

Aufgaben des Systemintegrators

Für effiziente Abläufe, messbare Einsparungen und effektiven Zusatznutzen sind die Fähigkeiten des Integrators weit wichtiger als die Funktionalitäten, die ein Publikationssystem mitbringt. Denn jedes System muss an die einzigartige Ausgangslage und die konkrete Aufgabenstellung angepasst werden, um Wirkung zu entfalten. Dies bedingt nicht nur ein flexibel anpassbares Standardsystem, sondern auch vertieften Einblick in Unternehmensprozesse und profunde Kenntnisse über Marketing- und Produktionsabläufe. Es ist Aufgabe des Lösungsanbieters, Prozesse zu analysieren, zu hinterfragen und Konsequenzen für das Konzept daraus abzuleiten. Aus der unendlichen Zahl von Möglichkeiten muss er die sinnvollste Konfiguration der benötigten Komponenten anstreben und wo nötig individuelle Bausteine wie Layout-Generatoren, Exportformate, Plug-ins und Extensions entwickeln.

Zukunftssicherheit eingebaut?

Von Beginn an sind nicht nur die heutigen, sondern auch die erwarteten zukünftigen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Releasefähige Standardsoftware ist heute State of the Art, sie muss sich modular erweitern lassen. Aber auch heute noch unbekannte Wünsche sollen künftig erfüllbar sein. Dazu ist neben einer konsequent medienneutralen Datenhaltung auch Flexibilität in der Prozesssteuerung gefragt. Kleinere Anpassungen sollten Anwender selber ausführen können, mit Support nach Bedarf. Zusätzliche Personen müssen sich mit geeigneten Rollen und entsprechenden Rechten rasch einbinden lassen; evtl. auch mit Pflichten und To-do-Listen, mit systemintern oder -extern definierten Workflows. Wobei die Mechanismen zur Qualitätssicherung das effiziente Arbeiten nie verhindern sollten.

* Thomas Elmiger ist Berater Publikationssysteme, bei Stämpfli Publikationen AG, Bern und Zürich.

Stämpfli Publikationen AG

Als Schweizer Marktführer im Bereich Publikationssysteme, mit eigener PIM-Entwicklung und 30 Jahren Erfahrung, ist Stämpfli neu auch Contentserv-Partner für die Schweiz. Das umfassende Leistungsangebot, entlang dem gesamten Publikationsprozess, vom Kommunikationskonzept bis zur Produktion, ermöglicht interdisziplinäre Beratung und modular massgeschneiderte Lösungen.

www.staempfli-publikationen.ch
www.staempfli-konferenz.ch


Für den kreativen Input, inhaltliche Verbesserungen und das Lektorat gilt mein herzlicher Dank Bernhard Kobel.

Original erschienen auf Papier im Dossier «Marketing-Effizienz und -Effektivität» von Marketing & Kommunikation 4/2012,  www.m-k.ch

Hier gibt es weitere Informationen zu Publikationssystemen und Contentserv von Stämpfli.

Social-Media-Trends 2011 konkret und kurz

In einem sehr interessanten Artikel hat der deutsche Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) e.V. zehn Thesen zur nahen Zukunft von Social Media kurz und konkret zusammengestellt. Hier eine Zusammenfassung, ergänzt mit eigenen Bemerkungen und Fragen.

«Social Media wird in Unternehmensorganisationen integriert»

Social Media hält in Unternehmen Einzug, ob sie es wollen oder nicht. Ob jene, die es wollen, es auch gut organisieren?

«Employer Branding 2.0»

Das Image als Arbeitgeber wird mitgeprägt durch die mitteilsamsten Angestellten, dazu Ex-Angestellte, Geschäftspartner, Nachbarn, … Nur in wenigen Fällen hat deswegen die Stellenanzeige ausgedient. Und ob sich wirklich Geld sparen lässt, wenn man darauf verzichtet?

«Die Produktentwicklung wird sozialisiert»

Anwender-Rückmeldungen sind wichtig für die Verbesserung von Produkten. Und viel Feedback ist besser als wenig. Aber ist viel und schnell wirklich besser als wenig und profund?

«CRM wird nicht mehr sein, was es war»

Menschen ernst nehmen und mit ihnen auf Augenhöhe kommunizieren, war schon bisher wichtig. Nun kommt noch das Monitoring dazu. CRM-Systeme könnten helfen – aber wann und wie?

«Unternehmen aus der zweiten Reihe springen auf»

Social-Media-Budgets in kleinen und mittelgrossen Unternehmen – gibt es das? Ist es nicht eher so, dass Mitarbeitende Zeit abzweigen, ohne zu fragen? Oder in der Freizeit weiter für das Unternehmen und sich selbst Social Branding betreiben?

«Social Media ist mehr als Facebook»

Neue Online-Spielwiesen und Apps entstehen laufend. Doch was wird Bestand haben? Wo lohnen sich Investitionen? Neben Blogs wette ich auf individualisierte Newsströme wie Flipboard für iPad und paper.li für das Web, wobei die attraktive Aufbereitung durch den Aggregator immer wichtiger wird.

«„Social Intelligence“ wird zum Erfolgsfaktor»

Monitoring optimieren und neu gewonnenes Wissen sinnvoll nutzen sind echte Herausforderungen für Unternehmen. Das versucht wohl auch der BVDW auszudrücken, wenn er von der «adaptiven Aussteuerung der Kommunikation» schwadroniert. Oder bin ich der einzige, der das nicht versteht?

«Die ROI Diskussion geht weiter»

Welche Resultate erzielen wir via Social Media? Und wie sind sie zu bewerten? Noch eine Kommunikationsdisziplin, die Rätsel aufgibt und Anlass zu Diskussionen. Mit Statistik lässt sich ja bekanntlich alles beweisen.

«Neue Berufsbilder entstehen»

Sind Social Media Worker die neuen Sozialarbeiter? Wird der Community Manager zum hoch dotierten Spezialisten mit exorbitantem Bonus? – Neue Fähigkeiten sind nicht unbedingt gefragt, aber alte neu einzusetzen: Sprachkompetenz, einschliesslich die Kunst, sich kurz zu fassen; Empathie, Zeitmanagement, permanentes Lernen und Offenheit für Neues. Und Fleiss, denn Stellenbeschriebe und Reglemente sind zu revidieren en masse.

«Das Ende der Kampagne, wie wir sie kannten»

Mediamarkt-Zeitungsbeilagen und TV-Werbung beweisen, dass die penetrante Kampagne nach wie vor ihre Berechtigung hat. Es gibt immer noch Leute, die eine Botschaft glauben, wenn man sie nur oft genug wiederholt. Auch wenn es kein Followee* ist, der sie von sich gibt.

* Ein Followee ist eine Person, der du auf Twitter folgst, weil du ihre Mitteilungen interessant  findest. Du kannst @PaperlApp auf Twitter folgen, dann ist @PaperlApp dein Followee.

Und hier noch der ursprüngliche Tweet im Wortlaut:
Social-Media-Trends konkret und kurz: RT @INM BVDW: 10 Thesen zur Zukunft von Social Media in 2011 http://fb.me/vleSvxcy (via @bondybeach)